Pourquoi choisir un seul Point d’Accès Peppol pour toutes vos factures électroniques

Qu'est-ce que Peppol et comment fonctionne-t-il ?

Le réseau Peppol (Pan-European Public Procurement Online) permet l’échange sécurisé et structuré de documents électroniques, comme les factures, entre entreprises et autorités publiques.

Son fonctionnement peut être comparé à celui du réseau de téléphonie mobile. Tout comme les appels mobiles nécessitent des règles et des normes claires, Peppol repose sur des standards précis pour garantir une transmission correcte des documents entre les différentes parties.

Pour envoyer ou recevoir des factures via Peppol, votre entreprise doit passer par un fournisseur Peppol. Celui-ci joue le même rôle qu’un opérateur téléphonique : il vous connecte au réseau. Chaque fournisseur dispose d’un Point d’Accès Peppol, équivalent à une antenne-relais, permettant l’échange de documents avec d’autres entités connectées au réseau. À la différence du réseau mobile, Peppol vous permet de choisir un fournisseur pour l’envoi et un autre pour la réception. C’est techniquement possible, mais cela comporte certains inconvénients que nous détaillerons ci-dessous.

Pour recevoir des factures, votre entreprise doit être enregistrée officiellement sur le réseau Peppol. Vous obtenez alors un identifiant Peppol (Peppol ID), comparable à un numéro de téléphone unique basé sur votre numéro de TVA, visible dans lePeppol Directory, la "Pages d’or" du réseau.

L’envoi de factures ne nécessite pas cet enregistrement obligatoire. Il est possible de transmettre des factures via n’importe quel Point d’Accès, à condition que votre logiciel soit compatible. Cependant, sans enregistrement officiel, la portée de votre Point d’Accès est limitée, notamment si vous souhaitez recevoir des accusés de réception électroniques (invoice responses).

‍

Pourquoi le choix d'un point d'accès Peppol est-il le meilleur choix ?

Bien qu'il soit techniquement possible d'utiliser deux fournisseurs différents pour l'envoi et la réception, cela n'est pas recommandé pour plusieurs raisons.

1. Réduction des coûts grâce à la mutualisation des volumes

Si vous envoyez et recevez toutes vos factures électroniques par l'intermédiaire d'un seul fournisseur, vous obtiendrez des volumes plus importants avec le même fournisseur. Et plus de volume signifie souvent de meilleurs tarifs. De cette manière, vous pouvez réduire considérablement les coûts de votre facturation électronique.

2. Un meilleur suivi et une meilleure gestion des factures envoyées

En utilisant plusieurs fournisseurs, vous risquez de ne pas recevoir les accusés de réception de vos factures envoyées, appelés Invoice Message Responses (IMR). Ces confirmations électroniques indiquent si une facture a bien été reçue et traitée – à l’image des coches bleues dans WhatsApp.

Seul le fournisseur en charge de vos factures entrantes peut vous enregistrer officiellement sur le réseau Peppol. Si vous utilisez un autre fournisseur pour l’envoi, celui-ci ne pourra pas recevoir de réponses officielles, faute d’enregistrement valide. Cela nuit au suivi professionnel de vos factures.

3. Moins de complexité, moins d'erreurs

Deux Points d’Accès signifient aussi deux intégrations techniques, deux contrats, deux services clients, deux interfaces de connexion, des audits en double, etc. En cas de problème, cela mène souvent à un jeu de ping-pong entre prestataires. En choisissant un seul Point d’Accès Peppol, vous bénéficiez d’un interlocuteur unique, responsable de toute la chaîne et réactif en cas d’erreur ou de question.

‍

Conclusion

La facturation électronique étant obligatoire en Belgique à partir de 2026, il est important de faire des choix stratégiques dès aujourd'hui. Techniquement, vous pouvez choisir deux fournisseurs, mais stratégiquement, ce n'est pas judicieux. En choisissant un seul point d'accès Peppol pour toutes vos factures électroniques entrantes et sortantes, vous optez pour la simplicité, la transparence et l'efficacité.

Unifiedpost/Banqup est un Point d’Accès Peppol agréé qui vous accompagne dans votre transition vers la facturation électronique. Nous vous aidons à configurer votre système, assurons un suivi complet et vous apportons l’assistance nécessaire. Préparez dès maintenant l’avenir de votre facturation.

‍

‍