Waarom u best één Peppol Access Point kiest voor al uw e-facturen

Wat is Peppol en hoe werkt het?

Het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement Online) maakt het mogelijk om elektronische documenten, zoals facturen, veilig en gestructureerd uit te wisselen tussen bedrijven en overheden. 

De werking van Peppol kunt u het best vergelijken met het gsm-netwerk. Net zoals bij bellen via gsm zijn er binnen Peppol duidelijke afspraken en standaarden nodig om berichten, in dit geval facturen, correct uit te wisselen tussen partijen.

Om e-facturen te kunnen verzenden en te ontvangen via Peppol, hebt u als bedrijf een Peppol-provider nodig.Die vervult dezelfde rol als een gsm-operator: hij zorgt ervoor dat u verbonden bent met het netwerk. Elke Peppol-provider beschikt over een Peppol Access Point, dat kunt u vergelijken met een gsm-mast, waarmee u documenten kunt uitwisselen met andere aangesloten partijen. Er is wel een belangrijk verschil met het gsm-netwerk: binnen Peppol kunt u twee verschillende providers kiezen: één voor het verzenden en één voor het ontvangen van facturen. Technisch kan dat, maar het brengt ook nadelen met zich mee (die we verderop toelichten). 

Voor het ontvangen van facturen moet uw bedrijf officieel geregistreerd worden op het Peppol-netwerk. U krijgt dan een Peppol ID toegewezen, een soort uniek telefoonnummer gebaseerd op uw btw-nummer, dat zichtbaar is in dePeppol Directory, de ‘gouden gids’ van het netwerk.

Voor het verzenden van facturen is zo’n registratie in de Directory niet verplicht. U kunt facturen versturen via eender welk Access Point, zolang uw software compatibel is. Maar zonder die officiële registratie heeft uw verzendende Access Point een beperkt bereik, zeker als u ook digitale ontvangstbevestigingen (invoice responses) wenst te ontvangen.

‍

Waarom één Peppol Access Point de betere keuze is

Hoewel het technisch dus mogelijk is om via 2 verschillende providers te werken om te verzenden en te ontvangen, is dit niet aangeraden om verschillende redenen. 

1. Lagere kosten dankzij gebundelde volumes

Als u al uw e-facturen, zowel inkomend als uitgaand, via één provider laat verlopen, geniet u van hogere volumes bij dezelfde aanbieder. En meer volume betekent vaak betere tarieven. Zo verlaagt u de kosten van uw e-facturatie aanzienlijk.

2. Beter overzicht en opvolging van uw verzonden facturen

Wanneer u verschillende providers gebruikt, loopt u het risico dat u geen bevestigingen ontvangt van uw verzonden facturen, ook wel Invoice Message Responses genoemd (IMR). Die digitale bevestigingen tonen aan of een factuur werd ontvangen en verwerkt, net zoals de blauwe vinkjes bij het verzenden en lezen van een WhatsApp-bericht. 

Alleen de provider die uw inkomende facturen beheert, kan u officieel registreren in het Peppol-netwerk. Dat betekent dat uw verzendende provider geen geldige registratie heeft en dus geen responses kan ontvangen. Hierdoor mist u belangrijke terugkoppeling, wat problematisch is voor een professionele opvolging.

3. Minder complexiteit, minder fouten

Twee Access Points, en dus ook twee providers, betekent ook: twee technische integraties, twee contracten, twee helpdesks, twee logins, dubbele audits, etc. Bij problemen leidt dit vaak tot een pingpongspel tussen leveranciers, waarbij niemand verantwoordelijkheid neemt. Werkt u met één Access Point, dan hebt u één aanspreekpunt dat de volledige keten beheert en snel kan reageren bij fouten of vragen.

‍

Conclusie

Met de verplichte e-facturatie in België vanaf 2026 is het belangrijk om vandaag al strategische keuzes te maken. Technisch kan u voor twee providers kiezen, maar is het strategisch niet verstandig. Door te kiezen voor één Peppol Access Point voor al uw inkomende én uitgaande e-facturen, kiest u voor eenvoud, transparantie en efficiëntie.

Unifiedpost/Banqup is een erkende Peppol Access Point die u volledig begeleidt bij de overstap naar e-facturatie. We zorgen voor de juiste configuratie, opvolging en ondersteuning. Zo bent u klaar voor de toekomst van facturatie.

‍

‍