Wat als ik niet klaar ben voor e-facturatie?

1. Inhoud gaat boven vorm

Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft in meerdere uitspraken het principe van substance over form (inhoud boven vorm) bevestigd, met name bij btw- en factuurvereisten. Dit houdt in dat de economische en commerciële realiteit van een transactie belangrijker is dan de formele elementen van de factuur (zie bijv. de zaken C-80/11 en C-142/11 van het HvJEU). 

Ook al is e‑facturatie vanaf dan verplicht, toch draait het in de eerste plaats om de ‘echte’ transactie. Zolang je goederen of diensten hebt geleverd en de btw correct hebt verwerkt, is de factuur in essentie ‘geldig’. Dus ja, een papieren factuur of een technisch mankement betekent dus niet per se dat je btw‑aftrek meteen vervalt. Het positieve nieuws?

‍

2. Maar: boetes zijn van toepassing

Lukt het écht niet om tijdig over te schakelen? Hou er dan rekening mee dat er boetes klaarstaan. Het sanctiemechanisme vertoont gelijkenissen met dat van de Geregistreerde Kassasystemen (GKS, ook wel 'witte kassa'). 

Inbreuken worden bestraft met een fiscale geldboete, waarvan het bedrag toeneemt naargelang de ernst en het herhaald karakter van de overtreding:

• €1.500 voor de eerste overtreding
• €3.000 voor de tweede overtreding
• €5.000 voor elke volgende overtreding

‍

Er geldt een termijn van drie maanden tussen opeenvolgende boetes. Je krijgt dus even tijd na een eerste fout, maar opnieuw troef je niet: de sancties stapelen zich op bij herhaling.

‍

3. Traditionele boetes voor facturen zijn nog steeds van toepassing

Zelfs zonder e‑facturatie zijn er boetes mogelijk bij fouten in je factuur, bijvoorbeeld als je verplichte gegevens mist (zoals btw‑nummer, datum of totaalbedrag). Deze boetes variëren van € 50 tot € 5.000, afhankelijk van hoe ernstig de fout is en of je dit vaker doet.

‍

4. Wat kan je nu doen?

Zet de deadline in uw agenda: 1 januari 2026 komt sneller dan je denkt.

Check uw huidige facturatiesysteem: Ondersteunt het e‑facturen? Denk aan verbindingsmodulen of compatibiliteit met Peppol/UBL-normen.

Train uw team: Iedereen moet begrijpen hoe e-facturatie werkt (en waarom het relevant is)

‍